Hay que conciliar los movimientos comerciales con los movimientos de inventario en el sistema, los movimientos internos con los del sistema, el sistema propio con el del operador logístico y finalmente hay que hacer inventario físico y compararlo con el sistema ya conciliado.
La dificultad de la conciliación, entre la bodega y los movimientos comerciales, es proporcional al tamaño y complejidad del negocio. Para una empresa que tiene 5 SKU y vende camiones completos cuadrar los movimientos comerciales con los de bodega debería ser fácil. En la medida que aumentan los SKU, el número de operaciones y la complejidad de las mismas, cuadrar los movimientos de bodega con los movimientos comerciales, se hace cada vez más difícil. ¿Por qué? Porque la bodega no se mueve al mismo vez que la parte comercial.
Si analizamos las compras hay que partir definiendo en qué momento se produce la compra, si la compra es nacional debería producirse con una Orden de Compra (OC), pero también se puede producir por un contrato de suministro o en el caso de una PYME por un llamado telefónico o un pago al proveedor. Supongamos en este caso que es por una OC, ahora tenemos que determinar cuándo se mueve la bodega, obviamente se mueve cuando llegan los productos y se ingresa la recepción al sistema, pero ¿Contra qué documento del proveedor tenemos que comparar el movimiento del inventario? Acá también existen 2 opciones legalmente válidas, la primera es la Guía de Despacho, la segunda la Factura. Sabiendo cómo nos despacha cada proveedor (Guía o Factura) podemos proceder a revisar si las compras hechas cuadran con los documentos de despacho y con nuestras recepciones en bodega.
Pareciera que con tener facturas y guías de los proveedores sería suficiente, pero todavía falta determinar si la bodega recibió exactamente lo que el documento del proveedor dice y esa información la debe dar la bodega (aquí pareciera que todo el control se escapa de las manos, y en cierta medida es así). Necesitamos la información de bodega porque si llegó menos o más de lo que decía el documento y no validamos con bodega, se nos va a descuadrar instantáneamente el inventario. Uno podría tratar de cuadrarlo contra las Notas de Crédito (NC), pero estas también se piden basándose en lo que dice la bodega y llegan tan a destiempo que es mejor cuadrar con la información de bodega directamente (de todos modos hay que hacerle seguimiento a las NC para cuadrar las compras). Hay empresas grandes que solo reciben si lo recibido cuadra 100% con la OC, pero esto es difícil de implementar para las PYMEs e imposible en las importaciones. Resultado, la bodega tiene que validar o corregir los datos de los documentos del proveedor. Una vez que tenemos los documentos corregidos podemos conciliar esos documentos de los proveedores con las respectivas entradas al sistema de inventario.
La conciliación de los despachos tiene sus propias complejidades. Por un lado se produce una venta que generará una salida de inventario, en sistemas avanzados es posible que, al momento de ingresar la venta, se produzca una reserva de inventario y un cambio de status de esas unidades en el sistema, en el otro extremo en una empresa pequeña el despacho se prepara con la factura de venta. En ese sentido las empresas pequeñas tienen una ventaja en la logística de despacho, porque tienen un único documento que es la factura que respalda la venta y el movimiento de bodega a la misma vez. Es decir, si todo se hizo bien, la salida de inventario y la venta quedan instantáneamente cuadradas al emitir la factura.
Para una empresa grande la situación en el despacho es distinta, entre el momento en que se cierra la venta y el momento en que se factura hay documentos y procesos intermedios que dificultan la cuadratura. Una vez validada la venta se debería generar una Orden de Entrega que para simplificar podría usarse también como orden de pickeo. Esto quiere decir que la bodega con ese documento busca los productos a entregar y prepara el pedido. Con el pedido preparado y el transporte asignado se debería imprimir la factura o Guía de Despacho y proceder a despachar. Así la factura de venta en muchos casos también es el documento que mueve el inventario, pero hay que revisar bien que no existan situaciones especiales en que se factura antes o después de que se produzca el despacho porque eso descuadra el inventario de sistema.
Vistos los principales movimientos por compras y ventas, toca analizar los Movimientos Internos estos pueden ser de distinta naturaleza, pero en este momento los que nos interesan son los que producen movimientos de inventario físico. En general estos movimientos son por procesos que se hacen con productos o producciones que se hacen con materias primas. En procesos simples basta con revisar que: la cantidad de productos que salen cuadren con los que entran a la bodega. Por ejemplo, si se está haciendo un pack con 2 productos de un tipo y 1 de otro y salieron del inventario 200 del primero y 108 del segundo, la cuadratura estaría correcta si al inventario ingresan 100 packs y 8 unidades del 2do componente del pack.
En general las salidas de insumos como cajas, etiquetas, cinta, film, etc. son un poco más inexactas porque los consumos varían y hay mermas que ir descontando. Cuando se trata de producción, la cuadratura puede complicarse más porque además de la producción buena existen mermas, subproductos, producción defectuosa, productos intermedios, transformación de unidades, materias primas de peso variable, y otras situaciones que complican las cuadraturas. Independiente de lo complicado que sea hacerlo, es importantísimo hacer una cuadratura lo más exacta posible y llevar contabilizadas las mermas y diferencias día a día.
Complicaciones más complicaciones menos, hasta aquí todo va bien, pero en logística el "diablo está en los detalles" y en las excepciones. Mientras más del 90% de los movimientos de inventario se explican por compras, ventas y movimientos internos, hay una serie de movimientos de inventario que complican el seguimiento de los mismos. Entre estos se encuentran las devoluciones, las mermas, las entregas de muestras, los cambios de status, los traslados, los vencimientos y otros ajustes. Las devoluciones son especialmente complicadas porque al recibir el producto hay que revisarlo para saber si está en su estado original, malo o en un estado intermedio. Sin procedimientos claros y simples, las devoluciones tienen la tendencia a caer en un limbo o tierra de nadie, dificultando mucho la conciliación entre los movimientos comerciales y los de bodega. Los demás movimientos "excepcionales" de bodega en general van acompañados de explicaciones, autorizaciones y vistos buenos lo que sirve para darles validez internamente, pero hacen que su revisión y tratamiento sea complicado. La complicación viene de que al ser poco frecuentes se salen del conducto regular y además se hace difícil determinar si el movimiento efectivamente ¿debía producir un movimiento físico en la bodega? y de ser así, ¿cuando se produjo efectivamente dicho movimiento y en qué producto?
Para que la conciliación entre los movimientos comerciales y los de bodega sea expedita, es importante contar con procedimientos simples pero detallados que permitan saber cómo actuar en cada situación y que permitan a la persona encargada de cuadrar saber qué hacer en cada caso o a quien consultar cuando se encuentra con un caso atípico. También es necesario que esto se haga a diario o al menos una vez a la semana para poder tener fresca toda la información.
Una vez conciliados los movimientos comerciales con los de inventario de sistema propio, es hora de conciliar el inventario propio con el del operador logístico. Si se hizo bien la conciliación con la parte comercial y con producción, esta segunda debería ser muy fácil. Aquí lo más fácil es comparar los saldos de cada producto entre el sistema del operador logístico y el propio. Para los SKU que tengan diferencias hay que comparar cada entrada del operador logístico con las entradas de nuestro sistema de inventario y luego hacer lo mismo con las salidas, hasta determinar qué movimientos no están considerados en uno u otro sistema. Identificados esos movimientos se debe determinar cuáles son los correctos y en base a eso hacer los ajustes correspondientes para que ambos sistemas queden con los mismos saldos.
Teniendo los sistemas cuadrados ya podemos proceder a tomar inventario. Dependiendo de la cantidad de códigos y la frecuencia en que se tome inventario se puede elegir si hacer una toma total o parcial.
Al tomar inventario, la recomendación también es separar los productos descuadrados de los demás y enfocarse en esas diferencias, lo primero que se debe hacer es inventariar nuevamente los códigos con diferencias. La gracia es que si previamente se cuadraron todos los sistemas, cualquier diferencia de inventario que aparezca es poco probable que se explique por un error documental y es más probable que sea producto de un error de operación en la bodega.
Lo importante es tener claro que es necesario conciliar los movimientos de inventario, tal como se concilian las cuentas bancarias, pero con muchos más casos particulares. Que se deben cuadrar los movimientos comerciales, los de producción, las devoluciones y otros casos puntuales y si tenemos un operador logístico independiente, también hay que cuadrar sus movimientos con el sistema propio. Teniendo los movimientos de sistema conciliados, cualquier diferencia con el físico va a ser un problema de bodega.
La recomendación que es bastante obvia, lamentablemente casi nunca se aplica porque es tediosa y relativamente difícil de llevar a cabo. Lo más común es que se haga inventario físico y al ver las diferencias entre el sistema y el físico, empiecen los cuestionamientos y acusaciones. A partir de ahí, en el mejor de los casos se hace la reconstrucción de la historia de movimientos para encontrar los movimientos mal registrados que llevaron al descuadre; pero en muchos otros casos simplemente se hace un ajuste del inventario de sistema sin determinar la causa de las diferencias.
Sergio Garcia L.
Enero 2021
