La gran mayoría de las mercaderías que guardan las empresas en sus bodegas son importantes para su negocio. Estas mercaderías pueden ser existencias para venta, materias primas, insumos, herramientas, equipos, partes y piezas, … Dada la importancia de las mercaderías para la operación y las ventas es necesario que el inventario de sistema refleje exactamente los stocks que hay en bodega y su condición. Tan importante como que el sistema refleje el inventario físico es que los movimientos de inventario estén todos y que todos tengan su respaldo correspondiente ya sea comercial, productivo u operacional.
Si en la bodega el inventario físico nunca tiene faltantes respecto al inventario de sistema, existe la tentación de no conciliar los movimientos de bodega con los comerciales y los de producción. Caer en esa tentación puede resultar muy caro porque al no conciliar los movimientos de bodega con los respectivos movimientos comerciales y de producción el inventario se puede mover al gusto de la bodega y eso se presta para todo tipo de irregularidades. Por eso es fundamental cuadrar los movimientos de inventario con las compras, ventas y movimientos internos que los generan.
Se deben cuadrar los ingresos por compras para asegurar que llegue a la bodega todo lo comprado y que estas recepciones se ingresen al sistema, para que no se esté pagando por producto que nunca llegó o que llegó pero no se ingresó al sistema. Dependiendo del tamaño de la operación, no cuadrar las compras con las recepciones en el sistema de inventarios puede llevar a pérdidas desde unidades, hasta camiones completos o varios camiones en períodos relativamente cortos.
En las salidas hay que revisar que todas tengan una explicación comercial o de producción para evitar que se produzcan salidas fantasmas, también hay que revisar que estén correctamente documentadas en bodega y que tengan de una razón de ser. En caso contrario se estaría regalando producto. Si el documento de salida es una factura o una Guía de Despacho, es más difícil que haya salidas fantasmas directamente. Es por eso que además de las salidas por ventas, hay que revisar los traspasos, los traslados, las salidas no facturables (como muestras) y los cambios de condiciones de los productos. En los cambios de condiciones o status hay que poner especial atención a aquellos en que los productos quedan en condición de ser desechados sin documentos tributarios de por medio o con un valor inferior al real.
Cuando hay producción involucrada, el control de movimientos debe ser preciso y debe incluir estadísticas y cálculos de pérdidas y mermas que luego deben ser contrastadas en terreno. En general los procesos productivos tienen inexactitudes y pérdidas normales, que pueden ser aumentadas fácilmente de manera artificial. Entonces con producción la cuadratura de la bodega es mucho más importante debido a la facilidad de que los movimientos de sistema no reflejen los movimientos físicos con exactitud y por la dificultad de inventariar dado que hay un flujo permanente de productos.
En procesos productivos, al menos hay que revisar que se ingrese al inventario todo lo entregado por producción y de que no se cambie la proporción entre producto terminado y subproductos o productos defectuosos. También hay que asegurar que producción efectivamente reciba lo que se descuenta en inventario para todas las materias primas en insumos. Por último, hay que hacer un equivalente a un balance de masas en que se verifique que lo entregado para producir sume lo recibido desde producción, incluidas las mermas, que deben ser verificadas en terreno.
En resumen, no cuadrar los movimientos de inventario con los movimientos comerciales y productivos que los generan hace que sea muy fácil hacer desaparecer mercadería de la bodega sin ser detectado. Para estar tranquilos, no hay atajos ni métodos express, hay que hacer la pega y revisar todos los movimientos, uno por uno.
Autor
Sergio Garcia L.
Enero 2021
